L’organizzazione conferenze stampa è un incarico fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo articolo, viene comunicata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di catturare in modo vigoroso l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un avviso a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia ineccepibile – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda adito per fare una buona impressione – la fase di progettazione è vitale. Si tratta, ovviamente, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Questo primo consiglio potrebbe, a qualcuno, sembrare poco rispettoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno argomento della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che esprimere una regola ben conosciuta e testata della comunicazione di qualsiasi idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà quasi certamente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete annunciare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di affidare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di efficacia comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato principalmente coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di accoppiare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far accadere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.

2) Identificare una location appropriata

Se per un invito a cena non c’è posto migliore della propria casa, con tutto il suo stile e le sue peculiarità, non è invece sempre detto che la sede effettiva della propria Azienda sia necessariamente il luogo migliore per organizzare una conferenza stampa. Perchè questa possa filare liscia e avere i massimi risultati, infatti, occorre innanzitutto uno spazio adeguato al numero di convenuti, che non sempre è facile, o addirittura fattibile, trovare in un ufficio. Meglio, dunque, affittare una sala appropriata in un hotel o in un centro direzionale vicino; e oltre a questo, è indispensabile assicurarsi che i giornalisti abbiano tutte le comodità necessarie a poter inviare velocemente e facilmente in redazione i propri reportage, come ad esempio un’eccellente copertura Wi-Fi, o se sarà presente la radio, un collegamento ISDN.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Spesso la si prepara di fretta e senza cura, e invece la Cartella Stampa è essenziale per generare interesse: va pensata come una Brochure per i giornalisti, che presenti il vostro evento, e merita quindi la stessa cura che dedicate ai vostri altri materiali promozionali. Ricordate che, oltre ad aumentare le probabilità che il vostro annuncio durante la conferenza stampa arrivi ad essere presentato in un articolo, crearvi una buona reputazione con i giornalisti significa anche potervi posizionare come figure a cui si rivolgono per un parere sul vostro settore, e quindi autorità nel vostro campo: un’ottima pubblicità.